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Los archivos administrativos son aquellos archivos activos que están asociados a la administración de una empresa, institución o persona.
Entre estos archivos encontramos documentación contable: remitos, facturas, recibos, etc. Documentación legal: contratos empresarios, contratos laborales, etc. Documentación administrativa. registros de personal, de compras, de ordenes de compras y trabajos, etc.
Todos estos archivos de personas activas tiene la característica de ser archivos dinámicos que reflejan el día a día de la operación de un ente..
Esto significa que no se ha cerrado su ciclo por desaparición de los generantes sino que suceden actividades que están siendo registradas y por eso se van agregando permanente mente nuevos registros relacionados a los registros ya existentes.
Pero esa relación debe ser generada manualmente ya que estos nuevos documentos al ser escaneados deben ingresar a una base de datos e incorporarse a la cadena de datos adecuada para ser encontrado junto con los otros registros de su cadena.
Para eso cuando se digitaliza un archivo administrativo es muy importante generar las referencias adecuadas para lograr juntar las imágenes cuando se realicen las más diversas consultas.
Esas referencias son la "indexación" del documento y pueden ser realizado de distintas formas. Este ingreso puede ser en el nominalismo momento del escaneo programando el escaner o luego en una computadora comunicada con la base de datos por medio de un operador que lea determinados datos del archivo escaneado, ya sea de la imagen digital o de una toma de datos anterior. .
También puede ser automático por medio de software reconocedor de caracteres que lea determinada area de la imagen e identifique caracteres de la imagen, los transforme en texto y los incorpore a la imagen como datos anexados o metadatos,
La modernidad de los archivos administrativos actuales permiten reconocer los caracteres de una forma bastante sencilla. Aunque la diversidad de formatos de papeles utilizados muchas veces dificulta el reconocimiento de texto para editar los datos, por eso las cargas manuales de datos anexados a cada imagen es bastante habitual, importante y asegura que estos datos no posean errores de lectura de tipografías, sellos, caracteres manuales, etcéteras.
Hay que considerar que errores en la carga de datos pueden devenir en serios problemas administrativos y contables ya que la errónea carga es casi como la destrucción de un documento por la poco probable posibilidad de encontrar un documento digital ,al cargado en un inmenso archivo de imágenes.
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