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El microfilm de archivos administrativos tiene la gran cualidad de asegurar la inalterabilidad del contenido e la documentación ya que el microfilm es imposible de alterar. Por el contrario tiene el gran problema en el caso de los archivos administrativos de que no es ágil para la visualización de los documentos.
Hay que considerar que los archivos administrativos son aquellos archivos activos que están asociados a la administración de una empresa, institución o persona.
Entre estos archivos encontramos documentación contable: renitos, facturas, recibos, etc.
Documentación legal: contratos empresarios, contratos laborales, etc.
Documentación administrativa. registros de personal, de compras, de ordenes de compras y trabajos, etc.
Todos estos archivos de personas activas tiene la característica de ser archivos dinámicos que reflejan el día a día de la operación de un ente..
Esto significa que no se ha cerrado su ciclo por desaparición de los generantes sino que suceden actividades que están siendo registradas y por eso se van agregando permanente mente nuevos registros relacionados a los registros ya existentes.
En el caso de ser microfilmadas esta relación solo puede ser generada manualmente por medio de la carga de una base de datos que relaciones algún dato de un documento con la posición dentro de los microfilmes
Para eso cuando se microfílma un archivo administrativo es muy importante generar las referencias adecuadas para lograr juntar las imágenes cuando se realicen las más diversas consultas.
La "indexación" del documento puede ser realizado luego de realizado el microfilm leyendo en el microfilm documento por documento por medio de un operador que los incorpore como datos.
Hay que considerar que errores en la carga de datos pueden devenir en serios problemas administrativos y contables ya que la errónea carga es casi como la destrucción de un documento por la poco probable posibilidad de encontrar un documento digital ,al cargado en un inmenso archivo de imágenes.
El microfilm generalmente utilizado para archivos utiliza una cinta de 16 milímetros de ancho.
Al ser mas fino que el de 35 mm captura una imagen de menor tamaño, por consiguiente de menor calidad para documentos grandes.
También se utilizan microfichas que son microfilms realizadas sobre una película ancha donde un sistema automático escribe con un láser sobre la película o por jackets que son tiras de microfilm de 16 mm cortados y enfundados uno al aldo del otro en unos jackets que hace que permiten su sencilla visualización.
Por tal motivo se utiliza para capturar documentos administrativos de valor administrativo pero sin valor histórico general.
Por ejemplo legajos de personal o historias clínicas o documentos en papel tamaño A4 o oficios administrativos o recetas farmacéutica las cuales se consideran inalterables ya que la captura es fotográfica sin posibilidad de realizar modificación alguna .
La visualización de los microfilm se realizan en pantallas a donde se pueden ver la proyección de cada imagen ampliada.
La consulta de las imágenes puede ser sobre el rollo original o sobre un rollo duplicado del original
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